Snažili jsme se dopátrat několika pikantních informací a zajímavostí z kuchyně o přípravách akce. Podařilo se nám vyzpovídat člověka z organizačního týmu. Takže tady to je.

Kdo to organizuje a připravuje?

Nejdřív je třeba říct, že celý veletrh si děláme kompletně sami. Nepomáhá nám s tím žádná agentura. Hlavní stan a stany pro zajištění cateringu a pití jsou naše a sami si je i stavíme. Podílí se na tom velká část lidí z firmy včetně majitelů. Snažíme se ale co nejméně zatěžovat a omezovat výrobu. Ti mají své termíny a povinnosti ale stejně je potřeba sem tam něco vyrobit, svařit, přišroubovat nebo opravit. Každý má svoje úkoly a zařizuje část věcí. Tady je potřeba zdůraznit, že veletrh jede za plného provozu výroby. V rámci porad kontrolujeme, jak to šlape a jestli není potřeba někde zasáhnout nebo pomoci. Tohle je pro mnoho firem absolutně nepochopitelné. Ale jen tak máme vše dokonale pod kontrolou. Navštívili jsme už mnoho akcí i u renomovaných firem, které si vše nechávají od agentur zařídit, ale nikdy to nemělo takovou domácí atmosféru. Ale to je samozřejmě jen náš pohled a názor.

Kdy začínáte s přípravami?

Začíná to v podstatě hned po ukončení předešlého ročníku. Máme nafocené detaily, jak jsme to měli udělané, kudy vedla elektrika a další a další detaily. Probírají se poznatky ze samotného fungování, cateringu a všech souvisejících služeb. Vyhodnocujeme, kde bylo slabé místo abychom to mohli příště zlepšit, nebo udělat jinak.

Na jaře už se začínají aktualizací loga, navrhovat předpozvánky, které připojujeme k E-mailům, pozvánky a mnoho dalších drobností. Jakmile je vše odsouhlaseno, jdou pozvánky do tisku a o prázdninách se rozesílají.

Aby byla zajištěna obslužnost a parkování je potřeba několik měsíců předem žádat Policii ČR o vyjádření k umístění dopravního značení při provedení uzavírky části místní komunikace na dobu trvání akce. Na základě toho se podává žádost na Město Jičín na povolení uzavírky komunikace a změnu dopravního značení.

Dál musí být včas dohodnuto, aby pro parkoviště před areálem bylo posekané pole a technické služby provedly ještě mulčování plochy. Strniště je totiž poměrně vysoké a chceme eliminovat možnost vznícení od horkého výfuku vozidel.

Cca 2-3 měsíce předem se postaví kompletní stany včetně podlah a všech rozvodů aby se zjistilo, jestli je vše v pořádku a není něco potřeba opravit nebo vyměnit. Pak se dělá zátěžový test stanu formou pátečního celofiremního školení, které plynule přejde do posezení u piva a něčeho k snědku. Mnohdy se tak stan zkouší až do pozdních večerních hodin abychom měli jistotu…

Pak jsou to desítky drobností jako třeba popisy co je na výčepu, tabulky na prezenci, informační cedule, jmenovky pro obsluhy, plastové kelímky, talířky, příbory, panáky, pytle na odpad, papírové utěrky, toaletní papír a papírové ručníky. Všeho musí být dost a taky se nesmí zapomenout na odklízení odpadků. Jsou to stovky drobností, které musí být perfektně zajištěny, aby celek fungoval.

K dalším nezbytným činnostem je zajištění ozvučení, provoz velkoplošné obrazovky, catering a zajištění pitného režimu v hlavním stanu. A nesmíme zapomenout včas nasmlouvat moderátory.

Musíme zajistit aby výroba uvolnila celý areál aby se sem vešly všechny exponáty což obnáší odvozit všechna auta a nástavby z odstavných ploch a uvolnit i firemní parkoviště. Zaměstnanci pak jezdí a parkují v nouzovém režimu. Musí zorganizovat aby pohyb techniky a zásobování probíhal je ráno do max ca do 9:30 hod a ne v průběhu akce. Jsou to dost velká omezení ale musí to být.

Jak je to s vystavovateli a jejich expozicemi?

S dostatečným předstihem musíme kontaktovat vystavovatele. Nejdříve oslovujeme ty, kteří tu vystavovali na minulém ročníku. A když někdo vypadne, hned ho nahradíme. Zájem je naštěstí velký a musíme to trochu koordinovat. Na základě jejich počtu a velikosti jednotlivých expozic je třeba vytvořit rastr výstaviště, abychom mohli navrhnout a připravit rozvody vody a elektriky k jednotlivým stánkům, objednat mobilní WC atd.

Máme radost, že je mezi vystavovateli zájem se akce zúčastnit. Oproti loňsku jsme ještě rozšířili výstavní plochu, ale kapacity už máme na hraně a víc se toho už asi nevejde. Dá se říct, že se začíná komunikovat už na jaře. Jakmile je vše jasné, ca týden před akcí nastoupí parta, která rozměřuje a vykolíkuje jednotlivé expozice a označí je logem vystavovatele aby, až přijedou, věděli, kde mají svoji plochu. Potom se vykolíkuje a označí plocha parkoviště na poli před areálem.

Další mravenčí práce je shromáždit od vystavovatelů dopředu loga a videa, která se budou promítat na velkoplošné LED obrazovce v průběhu veletrhu, krátké texty, které slouží jako podklady pro moderátory a taky seznam exponátů, které budou chtít předvádět a které budou mít na stáncích.

A návštěvníci?

Akci denně navštíví přes 500 návštěvníků. Když připočteme vystavovatele a nás, musíme nakrmit a napojit přes 800 lidí denně. A to už je opravdu slušný zápřah. Ale cateringová firma, se kterou spolupracujeme to zvládá na jedničku. Loňský ročník navštívilo během těch tří dnů dohromady přes 1500 návštěvníků. Nejhorší je odhadnout, kolik se toho má na další den připravit, aby nikdo nezůstal o hladu. Takže nedílnou součástí je catering.

Pro některé naše zákazníky (hlavně zahraniční) a pro některé vystavovatele navíc zajišťujeme i ubytování. Vyžíváme k tomu hotely a penziony v okolí. Jen my zajišťujeme ubytování pro celkem ca 200 lidí.

A co exponáty?

No to je kapitola sama o sobě. To má na starosti servis. Musí během pár dní před veletrhem přivézt nebo odbavit, převzít, složit z kamionů a zaparkovat víc než 100 kusů techniky. Něco si vystavovatelé zajistí sami, ale velké množství techniky odbavujeme my. A jakmile akce skončí, okamžitě se to zase odváží. Jednou si kluci pustili aplikaci na počítání kroků a zjistili, že naběhali za den při přebírání techniky skoro 20 kilometrů…

A samotná akce?

Jakmile je vše připravené, večer před akcí dáváme dohromady pořadí na předjíždění a propozice pro moderátory a samotné vystavovatele. Jezdící exponáty jsou očíslovány a přiděleni řidiči, kteří je budou při předjíždění obsluhovat.

Na samotnou obsluhu provozu samotného veletrhu je nasazeno kolem 30 lidí. Jsou to obsluhy na barech, řidiči, služby na parkovištích a na bráně, ostraha, lidi na úklid v areálu, uklízečky atd.

Taky je třeba zmínit, že zajišťujeme i doprovodný program jak na odpoledne, tak i pro lidi, kteří zůstanou večer v hlavním stanu.

Pro lidi, kteří se zdrží i na večerní program zajišťujeme rozvoz na hotely. A ráno svážíme některé vystavovatele a návštěvníky z hotelů zase k nám.

Na každý večer jsou určeni 3 lidi z obchodu jako služba, která má večer zajistit aby závěr dne proběhl v pořádku, byl vyklizený stan, zhasnuto a zavřeno.

Je toho tolik, že se snad takhle narychlo ani nedá všechno vyjmenovat. Určitě jsem na něco zapomněl.

Akce trvá pro návštěvníky 3 dny. A když to skončí?

Po pravdě všichni sotva pleteme nohama a jsme úplně vyšťavení. Někteří jsou od pondělí do středy večer od 7 hodin ráno do půlnoci na nohách. Čtvrtek už je volnější. Jen asi do sedmi večer. V pátek akci zakončujeme ve stanu s celou firmou. Kluci z výroby přijdou po práci a bývají dost vyprahlí.

No a pak se začnou zase rozebírat a skládat stany, rozvody a vůbec se celý areál uvede do původního stavu. To trvá taky několik dní.

Vždycky to stojí za to! A příště do toho zase půjdeme naplno! Jako vždycky.